Lorsque ton client t’a demandé de te fournir un devis ou une facture, tu as eu 2 réactions possibles.
Soit tu t’étais préparé(e) au préalable et tu lui envoie dans la minute soit tu étais complètement perdu(e) et t’as cherché très vite sur Google : “template facture gratuit”.Et si tu étais en mesure de la créer en 5 minutes ? Accroche-toi, ça va aller vite !
Si tu n’avais que 3 articles à suivre depuis nos guides, ce serait ceux expliquant les mentions facultatives, obligatoires, enjeux et réglementations en vigueur de tes CGV, contrat freelance et facture.
Elles créent le socle légal, fiscal et financier de ton activité, et dépendent entièrement de la pérennisation de ton activité tout en la sécurisant, une sorte d’ange gardien quoi.
La question peut sembler bête, mais nous sommes tellement habitués aux factures que certains d’entre nous pourraient vraiment se demander à quoi ça sert, et il a raison !
Avant de rentrer dans le vif du sujet, commençons par la base des bases.
Une facture c’est 4 objectifs :
Juridique parce qu’elle représente la preuve légale de la prestation ou marchandise vendue et sera exigée en cas d’un retard de paiement par exemple.
Un objectif commercial bien entendu parce que c’est sur cette feuille A4 que sont précisés l’ensemble des conditions de vente, le délai de paiement, les pénalités en cas de retard, le montant HT et TTC, etc.
Si tu es auto-entrepreneur, tu dois faire ta comptabilité tout(e) seul(e).
Déjà que ce n’est pas simple, sans factures tu pourrais avoir de sacrés problèmes et perdre patience quand tu feras ta compta. En plus, l’établissement des comptes annuels en a besoin.
D’un point de vue fiscal, elles te permettent de faire preuve de collecte et déduction de la TVA si tu en es tributaire sans oublier nos chers impôts.
Pour toute relation entre professionnels, la facture est évidemment obligatoire pour les raisons que je t’ai énoncées ci-dessus.
Rédiger une facture, ça demande un Sheets ou un Excel, à faire qu’une seule fois et tu modifieras les mentions adéquates comme le prix à chaque nouvelle facture, ce serait dommage d’oublier. C’est vraiment pas compliqué, c’est promis, les CGV par exemple, c’est une autre paire de manches.
En cas d’absence de facturation en B2B, tu risques de recevoir une amende à hauteur de 50% du montant de la transaction limité à 75.000€ par personne physique et 375.000€ par personne morale, ça fait cher l’amende.
Une amende fiscale de 15€ par mention manquante ou inexacte PAR facture peut-être exigée, la limite étant le quart de son montant total.
Mais si la transaction B2B a été inscrite dans la comptabilité des deux parties, l’amende peut être minorée à 5% ayant pour limite 37.500€.
Si tu as déjà manqué à cette obligation et que tu réitères 2 ans après avoir été déjà sanctionné, tu risques jusqu’à 150.000€ par personne physique et 750.000€ par personne morale.
Si tu es tête en l’air, mets-toi une note, ça peut sauver ta boîte
Si jamais tu travailles avec des anglophones, tu peux traduire la facture en anglais ou n’importe quelle langue pour qu’elle soit compréhensible pour ton client.
Par contre, il est possible que l’administration fiscale te demande une traduction en français certifiée par un traducteur spécifique.
Alors oui mais non.
Je m’explique, tu es en droit de facturer dans une devise étrangère reconnue internationalement et convertible comme le dollar américain par exemple.
En compta, tu dois obligatoirement intégrer ta facture en euros.
L’opération peut-être assez compliquée si tu n’as pas trop de notions en comptabilité, je t’invite à demander conseil à ton organisme de paiement professionnel, parce que le taux de conversion dépendra soit de la date d’exigibilité de la TVA soit du taux de conversion douanier.
Tu trouveras le détail des mentions obligatoires juste en dessous de la liste numérotée.
N° TVA intracommunautaire : si redevable de la TVA. Ne comprend pas les factures ≤ 150€ (HT). Tu peux le demander à ton client ou le récupérer via des sites comme société.com (à vérifier auprès de ton client)
Date de la prestation de service : indique la date de la livraison de la prestation
N° de facture : la suite doit se baser sur une suite chronologique, sans aucun trou compris dans cette suite. Tu peux soit commencer par la facture N°1, 2, 3, 4, 5 etc ou alors sous le format date (année-mois-N° facture).
Identification du prestataire : nom du siège social, adresse
Auto-entrepreneur : nom, prénom, EI (entrepreneur individuel)
Société : dénomination sociale, SIRET, forme juridique, montant du capital social
Commerçant : RCS, nom de la ville
Artisan : SIREN, Répertoire des métiers, numéro du département d’immatriculation
Identification du client : tu dois demander la dénomination sociale, capital social, l’adresse complète du siège social, adresse de facturation
Désignation de la prestation : faire un récap précis de la prestation facturée comprenant la nature, les références, la quantité et le prix unitaire
Frais annexes : tous les frais nécessaires et indispensables à la réalisation de la prestation
TVA : ça ne risque pas de t’arriver souvent mais si tu as des produits qui jouissent d’une taxe TVA différente, tu devras les définir pour chaque produit
Remises : dans le cas où une remise, une ristourne ou un escompte commercial est compris dans la prestation, il est obligatoire de le mentionner. Même si aucun escompte commercial n’est accepté, il est obligatoire de le mentionner (dois être présent sur tes CGV).
Délai de paiement : période durant laquelle la facture doit impérativement être payée sous peine de pénalité. Pour rappel, les délais de paiement hors accord entre les parties, 30 jours calendaires maximums et avec accord, 60 jours calendaires à 45 jours fin de mois.
Pénalités : en cas de retard de paiement, les taux applicables doivent être mentionnés et exigibles sans rappel à faire à ton client.
Indemnité forfaitaire : d’après la DGCCRF, c’est l’une des mentions obligatoires les plus oubliées. Elles sont exigibles au moindre retard de paiement considéré en tant que frais de recouvrement et sont en supplément des pénalités, elles n’en font pas partie.
Devise étrangère : en cas de paiement en devise étrangère, le taux de change doit être indiqué.
Aux mentions obligatoires s’ajoutent les mentions particulières en fonction des cas.
Si tu es auto-entrepreneur et que tu bénéficies de la franchise en base de TVA par exemple, tu devras t'acquitter de la mention “TVA non applicable, article 293 B du CGI”.
Si tu disposes d’une assurance professionnelle, il est nécessaire d’inscrire le nom de l’assurance souscrite, les coordonnées de l’assureur, la couverture géographique mais aussi l’étendue de la garantie.
Ce n’est pas obligatoire d’inscrire le mode de paiement accepté même si fortement conseillé.
La facture d’acompte n’est pas considérée comme un cas à part et doit stipuler toutes les mentions obligatoires et particulières mentionnées ci-dessus.
Comme la “facturation classique”, elle doit mentionner un numéro de facture en respectant une chronologie logique et ne doit pas faire partie d’une série à part.
Par exemple, si ta série de factures a démarré à partir de 001, 002, 003, etc.
Tes factures d’acompte ne doivent pas commencer à 2022-06-001. Il faut suivre la même chronologie.
N’oublie de mentionner “Facture d’acompte” en intitulé de ta facture ni de stipuler la référence au devis associé.
À savoir que si le montant ou la quantité finale sont différents du montant initial, il suffit de le mentionner sur la facture finale, ce n’est pas grave.
En cas de facturation d’acompte sur des livrables physiques, la TVA ne sera exigible que lors de la livraison, elle ne doit donc pas être mentionnée sur ta facture d’acompte.
Par contre, si ta prestation est basée sur du service, toute TVA est exigible dès encaissement et doit donc être mentionnée.
Lorsque la prestation sera exécutée et que tu enverras ta facture définitive, tu devras faire référence au nombre d’acomptes en déduisant la somme déjà payée par ton client.
Avec la digitalisation de nombreux processus, tu es en droit de te demander si on pouvait arrêter de gâcher du papier pour ça, non ?
La réponse est positive, bien entendu.
Mis à part le format, rien ne change, les mentions obligatoires et particulières doivent y figurer.
En revanche, tout se passe via un portail sécurisé au travers d’un mail ou d’un lien.
Il existe de nombreuses solutions qui proposent cette possibilité, ça fait gagner du temps à tout le monde.
Tu dois simplement vérifier 3 facteurs clés :
La facture doit obligatoirement être envoyée dès la fin d’exécution de la prestation ou livraison de la marchandise.
Ou alors, être envoyée en plusieurs fois en fonction des conditions de vente établies entre les deux parties. Dans tous les cas, il est obligatoire de ne pas dépasser un délai de 1 mois.
L’erreur est humaine mais rends-toi au plus vite compte de ton erreur, tu iras au plus simple.
De plus en plus de commerçants souhaitent se faire payer en cryptomonnaies comme du Bitcoin ou en stablecoins comme l’USDC, USDT, etc.
Nous ne sommes pas des experts-comptables donc nous ne pourrons pas te donner une formule miracle pour l’ajouter à des écritures comptables.
L’essor des cryptoactifs étant de plus en plus accentué, certains cabinets d’expertise comptable se spécialisent sur ces transactions particulières.
De plus en plus de logiciels comptables s'adaptent à ce nouveau type de paiement, même si je pense qu’il nous reste un grand chemin à parcourir avant que cette solution soit acceptée par la majorité.
Tu as des mastodontes des solutions de paiement qui commencent à proposer des outils comme Stripe par exemple.
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